Prioritas yang Harus Dikerjakan Dalam Emis Madrasah 2018

Masih banyak operator yang bingung dan bertanya apa yang harus dikerjakan dalam Emis Madrasah Semester Gasal Tahun 2018/2019 ini? Apa saja prioritas pengerjaan data emis? Meski pendataan Emis Online periode ini telah berjalan sekian waktu. Wajar jika masih banyak yang kebingungan tentang apa yang harus diprioritaskan untuk dikerjakan mengingat kompleksitas data dalam emis.

Hal ini dikarenakan tidak ada petunjuk resmi yang bisa dijadikan pedoman dalam mengerjakan Emis Madrasah di periode ini. Al hasil tidak sedikit para operator madrasah yang melengkapi datanya dengan modal meraba-raba dan coba-coba. Kedua lantaran kompleksitas data dan struktur menu dalam emis yang bertingkat-tingkat hingga beberapa sub-menu sekalipun masih memiliki menu-menu tersendiri lagi dan tombol-tombol tindakan (aksi) yang juga memiliki pilihan menu.

Namun selain dari beberapa hal di atas, permasalahan yang tidak bisa diabaikan adalah keterbatasan server dalam mengelola data sehingga sering kali menyebabkan aplikasi sulit diakses. Akibatnya, konsentrasi operator sebagian besar sudah habis untuk sekedar masuk (mengakses) aplikasi. Bukan untuk mencermati data mana yang prioritas dan data mana yang masih salah atau kurang.

Sehingga tidak menutup kemungkinan akan banyak madrasah yang datanya tidak lengkap atau bahkan data yang seharusnya diprioritaskan untuk diisi malah terlewat.

Dari berbagai sumber yang disarikan oleh Ayo Madrasah, prioritas data yang harus dicermati dalam pemutakhiran data emis tahun 2018/2018 ini meliputi empat hal yaitu kelembagaan, data siswa kelas akhir, capesun, dan siswa baru (PPDB). Keempatnya menjadi prioritas utama yang harus dikerjakan oleh operator emis madrasah sebelum melengkapi data-data lainnya.

1. Kelembagaan

Data kelembagaan yang menjadi prioritas dalam mengerjakan Emis Madrasah semester ganjil Tahun Pelajaran 2018/2019 meliputi profil lembaga dan ruang kelas/rombel.

1.1. Profile Lembaga

Klik menu Kelembagaan lalu klik submenu Profil Lembaga. Cek data kelembagaan yang ada di bagian:

Data Umum Lembaga,
Lokasi Madrasah,
Kontak Madrasah,
Jarak Madrasah ke Lokasi Tertentu
Dokumen Perijinan dan Sertifikat ISO
Akreditasi Madrasah
Kelompok Kerja Madrasah (KKM)
Penyelenggara Madrasah Swasta
Kepala Madrasah
Data Bantuan Operasional Sekolah
DIPA
NSM Perubahan

Jika ada yang kurang, salah, atau telah berubah, lakukan pengeditan lalu klik tombol "Simpan" yang ada di bagian kanan bawah.

1.2. Ruang Kelas/Rombel

Klik menu Sarana Prasarana lalu klik submenu Rincian Data Ruangan. Cek data, terutama yang terkait dengan ruang kelas. Pastikan data sudah ada dan lengkap dengan cara:

Klik segitiga pada tombol "Aksi" hingga muncul akar menu yang terdiri atas Kondisi, Rombongan Belajar, Isi Ruangan, Ubah Data, Hapus
Klik Kondisi lalu klik Tambah Data dan isi kolom yang tersedia. Jika data tahun 2018 sudah ada, klik "Aksi Edit" untuk melakukan pengeditan (jika diperlukan)
Klik Rombongan Belajar untuk mengisikan data jumlah siswa putra dan putri tahun pelajaran 2018/2019. Jika belum ada klik Tambah Data sedangkan jika data tahun pelajaran 2018/2019 sudah ada, klik "Aksi Edit" untuk melakukan pengeditan (jika diperlukan)
Klik Isi Ruangan untuk mengisikan data perlengkapan di dalam ruangan. Klik Tambah Data untuk menambahkan atau klik tombol Aksi untuk mengedit atau menghapus.
Klik Ubah Data untuk mengedit atau memasukkan data yang kurang terkait dengan Nama Ruangan, Kelas dan Rombel, Nama Wali Kelas, Kepemilikan, Tahun Dibangun, dan Ukuran Ruangan.
Klik Hapus Data untuk menghapus data ruangan

Pengeditan data rombongan belajar dapat juga dengan menggunakan Template Ruang Kelas yang dapat diunduh dan diupload lewat menu Template. Meski hasil lewat upload template ini pun masih memerlukan beberapa tindakan untuk melengkapi data secara manual.

2. Data Siswa Kelas Akhir

Data siswa kelas akhir menjadi prioritas hal yang harus dicermati dalam mengerjakan Emis Madrasah 2018. Hal ini terkait dengan validitas data calon peserta ujian nasional dan ujian madrasah yang nantinya menjadi basis data dalam penetapan nominasi calon peserta ujian (Capesun) melalui aplikasi bio-un.

Yang harus dikerjakan oleh operator adalah memastikan semua siswa kelas akhir:

Telah masuk data emis
Data-datanya benar dan valid sesuai dokumen yang berlaku

Jika terdapat siswa yang belum terdata, segera masukkan. Dan jika terdapat data yang salah segera lakukan perbaikan. Khusus perbaikan nama, tempat tanggal lahir, dan NISN harus melalui admin kabupaten/kota. Sehingga jika terdapat nama dan tempat tanggal lahir siswa kelas akhir yang salah, silakan hubungi admin Kabupaten/Kota karena perbaikan keduanya hanya bisa dilakukan melalui akun operator kab/kota. Pun jika ada siswa kelas akhir yang belum memiliki NISN atau NISN-nya salah.

Pengeditan nama dan tempat tanggal lahir siswa tingkat lainnya pun harus melalui admin Kabupaten/Kota. Namun sebagai prioritas yang harus segera dikerjakan untuk saat ini adalah perbaikan data khusus siswa kelas akhir. Perbaikan nama dan tanggal lahir siswa tingkat lainnya dapat dilakukan setelahnya atau menunggu instruksi dari admin Kab/Kota setempat.

Melengkapi data siswa kelas akhir dapat dilakukan juga dengan cara mengunduh dan mengunggah Template Siswa Kelas Akhir. Yang perlu diperhatikan, penggunaan template Siswa kelas Akhir hanya untuk melengkapi data yang kurang. Sedangkan jika terdapat siswa yang belum masuk, penambahan siswa dilakukan melalui prosedur Mutasi Umum (siswa dari Sekolah Umum) atau Mutasi dari Madrasah Siswa berasal dari madrasah) yang terdapat di menu Kesiswaan submenu Siswa Aktif

3. CAPESUN

Capesun merupakan kelanjutan dari Data Siswa Akhir. Buka menu ini dengan mengklik menu Kesiswaan submenu Capesun. Dalam beberapa kali percobaan, Ayo Madrasah mendapati menu ini lebih sulit diakses dan menampilkan pesan galat 504 Gateway Timeout. Sehingga langkah pengerjaan secara detail belum dapat diuraikan di sini.

Namun secara garis besar, langkah-langkah cara penggunaan menu ini masih sama seperti tahun sebelumnya.

Tampilan terdiri atas dua kolom utama dimana di bagian kiri adalah Daftar Siswa Kelas Akhir sedang di bagian kanan adalah Daftar Siswa Capesun.

Pastikan data siswa kelas akhir yang ada di sebelah kiri telah benar sesuai dengan dokumen yang ada.
Pilih siswa dengan cara memberikan tanda contreng pada kotak di ujung kiri data siswa
Klik tombol "Daftarkan Siswa di Capesun"
Siswa akan masuk ke kolom sebelah kanan
Unduh file .ez dengan cara mengklik tombol "Bio UN File". File ini nantinya yang akan digunakan untuk mendaftarkan siswa ke apliaksi BioUN.
Unduh dan cetak Berita Acara dengan mengklik tombol "Cetak BA"

4. PPDB

Prioritas berikutnya adalah memasukkan siswa baru. Memasukkan siswa baru dibedkan menjadi dua bagian yaitu siswa baru yang berasal dari RA atau madrasah dan siswa baru yang berasal dari umum (orang tua langsung atau sekolah bukan madrasah).

Memasukkan siswa baru dari RA atau madrasah langkah-langkahnya adalah:

Buka menu Kesiswaan submenu Siswa Aktif.
Terbuka halaman siswa aktif
Klik tombol "Siswa Baru (Dari xx); xx adalah jenjang RA dan madrasah sebelumnya
Pada kolom pencarian, masukkan NSM RA/Madrasah yang lulusannya akan dimasukkan sebagai siswa baru, lalu klik ikon cari
Muncul daftar siswa
Contreng kotak kecil di depan nama siswa yang akan dimasukkan sebagai siswa baru
Klik menu Daftarkan
Muncul pesan konfirmasi, klik saja Ya

Langkah lebih detail yang dilengkapi dengan video tutorial dapat dilihat di artikle terdahulu, Cara Memasukkan Siswa Baru ke Emis.

Sedang untuk memasukkan siswa umum (yang bukan dari madrasah), dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan dengan template PPDB. Cara manual adalah dengan mengklik tombol "Siswa Baru" pada menu Kesiswaan submenu Siswa Aktif. Setelah terbuka form, lakukan pengisian semua kolom yang dibutuhkan.

Sedang cara kedua adalah dengan template PPDB. Dengan cara ini memiliki tahapan yaitu:

Unduh Template PPDB di menu Template
Isi template PPDB tersebut sesuai dengan referensi dan Petunjuk
Setelah terisi, simpan template dalam format CSV
Setelahnya file CSV diunggah melalui menu Template atau melalui menu Kesiswaan >> PPDB

Tahapan-tahapan ini secara mendetail, dapat dipelajari di artikel Form Upload Siswa Baru Emis Online 2018/2019

Itulah prioritas yang harus dikerjakan oleh operator dalam pemutakhitran data Emis Tahun Pelajaran 2018/2019 kali ini. Meski terdapat beberapa bagian (terutama bagian Capesun dan PPDB) yang tidak terbahas tuntas dalam artikel ini lantaran sulitnya menu-menu tersebut diakses oleh Ayo Madrasah namun setidaknya bisa menjadi gambaran mana yang harus diprioritaskan untuk dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang belakangan.